Cara mengganti author di word

Menguasai Identitas Dokumen Anda: Panduan Lengkap Mengganti Author di Microsoft Word

Dalam dunia digital yang serba cepat, dokumen Microsoft Word telah menjadi tulang punggung komunikasi dan kolaborasi, mulai dari laporan bisnis, makalah akademik, hingga surat pribadi. Setiap kali Anda membuat atau mengedit dokumen di Word, informasi tertentu secara otomatis tertanam di dalamnya, termasuk identitas "author" atau penulis. Meskipun seringkali terabaikan, informasi author ini bisa sangat penting, baik untuk atribusi yang benar, privasi, atau bahkan keperluan profesional.

Pernahkah Anda membuka dokumen lama dan melihat nama author yang salah? Atau mungkin Anda perlu menyerahkan tugas kelompok di mana hanya satu nama yang harus tercantum sebagai penulis? Bagaimana jika Anda ingin memastikan bahwa identitas pribadi Anda tidak terungkap saat berbagi dokumen? Mengganti informasi author di Word mungkin tampak sepele, tetapi kemampuannya dapat membantu Anda mengelola identitas dokumen dengan lebih baik.

Artikel ini akan memandu Anda secara mendalam tentang berbagai metode dan skenario untuk mengubah informasi author di Microsoft Word. Kita akan membahas mengapa hal ini penting, bagaimana melakukannya untuk dokumen saat ini dan di masa mendatang, serta tips untuk mengelola identitas di dokumen yang melibatkan pelacakan perubahan dan komentar.

Mengapa Penting Mengelola Informasi Author Dokumen Anda?

Sebelum kita menyelami langkah-langkah teknisnya, mari pahami mengapa mengelola informasi author ini begitu krusial:

1. Profesionalisme dan Kredibilitas: Dalam konteks bisnis atau akademik, atribusi yang benar sangatlah penting. Dokumen yang mencantumkan author yang akurat menunjukkan profesionalisme dan memastikan bahwa pekerjaan dihargai sesuai. Nama author yang salah bisa menimbulkan kebingungan atau bahkan masalah etika.
2. Privasi dan Keamanan Data: Informasi author seringkali mencakup nama lengkap dan inisial Anda. Jika Anda berbagi dokumen secara luas, informasi ini bisa terekspos. Mengganti atau menghapus informasi author adalah langkah penting untuk menjaga privasi Anda, terutama pada dokumen sensitif.
3. Kolaborasi Efektif: Saat bekerja dalam tim, fitur pelacakan perubahan (Track Changes) dan komentar sangat bergantung pada identitas author. Dengan nama author yang jelas dan akurat, setiap anggota tim dapat dengan mudah melihat siapa yang membuat perubahan atau memberikan masukan.
4. Kepatuhan dan Audit: Dalam beberapa industri, terdapat persyaratan kepatuhan untuk mencatat siapa yang membuat atau merevisi dokumen tertentu. Memiliki kontrol atas informasi author membantu memenuhi standar ini.
5. Memperbaiki Kesalahan: Terkadang, Word mungkin secara otomatis menetapkan nama pengguna komputer sebagai author, yang mungkin bukan nama yang Anda inginkan. Mengganti author memungkinkan Anda mengoreksi kesalahan ini.

Memahami Jenis Informasi Author di Word

Ada beberapa lapisan di mana informasi author dapat muncul di Word, dan masing-masing memerlukan pendekatan yang sedikit berbeda untuk diubah:

1. Metadata Dokumen: Ini adalah informasi tersembunyi tentang dokumen itu sendiri, termasuk author, tanggal pembuatan, tanggal modifikasi, dan banyak lagi. Metadata ini dapat dilihat melalui properti dokumen.
2. Pengaturan Pengguna Global Word: Ini adalah nama pengguna dan inisial yang Anda tetapkan dalam opsi Word, yang akan digunakan secara default untuk dokumen baru, komentar, dan pelacakan perubahan.
3. Komentar dan Pelacakan Perubahan (Track Changes): Setiap komentar atau perubahan yang Anda buat dicatat dengan nama pengguna yang aktif saat itu.

Mari kita bahas bagaimana cara mengubah masing-masing jenis informasi ini.

Metode 1: Mengganti Author untuk Dokumen yang Sedang Dibuka (Metadata Dokumen)

Ini adalah skenario paling umum: Anda ingin mengubah nama author yang terkait dengan dokumen Word tertentu yang sedang Anda kerjakan.

Langkah-langkah:

1. Buka Dokumen Anda: Pastikan dokumen Word yang ingin Anda ubah author-nya sudah terbuka di Microsoft Word.
2. Akses Tampilan Backstage: Klik pada tab "File" di sudut kiri atas jendela Word Anda. Ini akan membawa Anda ke tampilan "Backstage" yang berisi opsi terkait dokumen.
3. Pilih "Info": Di panel navigasi kiri tampilan Backstage, pastikan Anda berada di bagian "Info". Di sinilah Anda akan menemukan properti dokumen.
4. Temukan Properti "Author": Di panel tengah, di bawah judul "Properties", Anda akan melihat berbagai properti dokumen seperti "Size," "Pages," "Words," dan tentu saja, "Author."
5. Mengganti Nama Author:
   • Metode Cepat: Di samping nama author yang ada, klik langsung pada nama tersebut. Sebuah kotak teks akan muncul, memungkinkan Anda untuk mengetik nama author yang baru. Setelah selesai, klik di luar kotak teks atau tekan Enter.
   • Metode Detail (Properti Lanjutan): Untuk kontrol lebih lanjut atau jika Anda tidak melihat opsi langsung, klik pada "Properties" di bagian atas panel properti, lalu pilih "Advanced Properties…".
     • Sebuah jendela baru bernama "Document Properties" akan muncul. Pastikan Anda berada di tab "Summary".
     • Di sini, Anda akan menemukan bidang "Author". Hapus nama yang ada dan ketikkan nama author yang baru.
     • Anda juga bisa mengubah properti lain seperti "Title," "Subject," "Manager," dan "Company" jika diperlukan.
     • Klik "OK" untuk menyimpan perubahan dan menutup jendela properti.
6. Simpan Dokumen: Setelah Anda mengganti nama author, sangat penting untuk menyimpan dokumen agar perubahan diterapkan. Klik ikon "Save" (disket) di Quick Access Toolbar atau tekan Ctrl + S (Windows) / Cmd + S (Mac).

Catatan Penting: Perubahan yang Anda lakukan di sini hanya berlaku untuk dokumen spesifik ini. Jika Anda membuat dokumen baru, author default mungkin masih nama lama Anda (kita akan bahas ini di metode selanjutnya).

Metode 2: Mengganti Author untuk Dokumen Baru di Masa Mendatang (Pengaturan Pengguna Global Word)

Jika Anda ingin agar semua dokumen baru yang Anda buat di Word menggunakan nama author yang berbeda secara default, Anda perlu mengubah pengaturan pengguna global Word. Pengaturan ini akan memengaruhi setiap dokumen yang Anda buat setelah perubahan diterapkan.

Langkah-langkah:

1. Buka Microsoft Word: Anda bisa membuka dokumen apa pun atau bahkan hanya jendela Word kosong.
2. Akses Opsi Word: Klik pada tab "File" di sudut kiri atas jendela Word Anda, lalu pilih "Options" di bagian paling bawah panel navigasi kiri (mungkin perlu scroll ke bawah).
3. Pilih Bagian "General": Di jendela "Word Options" yang muncul, pastikan Anda berada di tab "General" (biasanya ini adalah tab default saat Anda membuka "Options").
4. Temukan Bagian "Personalize your copy of Microsoft Office": Gulir ke bawah hingga Anda menemukan bagian ini.
5. Ubah "User name" dan "Initials":
   • Di kolom "User name", hapus nama yang ada dan ketikkan nama lengkap atau nama yang Anda inginkan sebagai author default untuk dokumen Anda.
   • Di kolom "Initials", masukkan inisial yang sesuai dengan nama baru Anda. Inisial ini akan digunakan dalam komentar dan pelacakan perubahan.
6. Klik "OK": Setelah Anda memasukkan nama pengguna dan inisial yang baru, klik tombol "OK" di bagian bawah jendela "Word Options" untuk menyimpan perubahan.

Efek dari Perubahan Ini:

• Semua dokumen Word baru yang Anda buat mulai sekarang akan secara otomatis mencantumkan nama yang Anda masukkan sebagai author.
• Komentar dan perubahan yang Anda buat di dokumen mana pun (termasuk dokumen lama) akan menggunakan nama pengguna dan inisial yang baru ini.

Metode 3: Mengelola Identitas Author pada Komentar dan Pelacakan Perubahan (Track Changes)

Ketika Anda menggunakan fitur kolaborasi seperti "Comments" atau "Track Changes," Word akan mencatat siapa yang membuat perubahan atau memberikan komentar berdasarkan "User name" yang diatur dalam Opsi Word (Metode 2).

Mengubah Nama Author untuk Komentar/Perubahan di Masa Depan:

Ini secara otomatis diatasi dengan mengikuti Metode 2 di atas. Setiap komentar atau perubahan baru yang Anda buat setelah mengubah "User name" di Word Options akan menggunakan nama yang baru.

Mengubah Nama Author untuk Komentar/Perubahan yang Sudah Ada:

Ini adalah bagian yang lebih rumit. Microsoft Word tidak memiliki fitur bawaan yang mudah untuk mengubah nama author pada komentar atau perubahan yang sudah ada di dokumen. Nama tersebut "terkunci" pada nama pengguna yang aktif saat komentar atau perubahan itu dibuat.

Namun, ada beberapa cara untuk mengatasinya, terutama jika tujuannya adalah anonimitas atau untuk "memperbaiki" nama author lama:

1. Menghapus dan Membuat Ulang (Solusi Manual):

   • Ini adalah metode paling langsung. Ubah dulu nama pengguna global Anda (Metode 2).
   • Hapus komentar atau perubahan yang ada (misalnya, terima atau tolak perubahan).
   • Kemudian, buat ulang komentar atau perubahan tersebut. Nama author yang baru akan muncul.
   • Kekurangan: Sangat tidak praktis untuk dokumen dengan banyak komentar/perubahan.

2. Menggunakan "Inspect Document" untuk Menghapus Semua Informasi Pribadi (Anonimitas):

   • Jika tujuan Anda adalah menghapus semua jejak identitas pribadi (termasuk nama author pada komentar dan properti), fitur "Inspect Document" adalah alat yang ampuh.
   • Peringatan: Ini akan menghapus semua informasi pribadi, jadi pastikan Anda menyimpan salinan dokumen sebelum melakukannya.
   • Langkah-langkah:
     • Buka dokumen Anda.
     • Klik "File" > "Info".
     • Klik "Check for Issues" (di sebelah "Inspect Document"), lalu pilih "Inspect Document".
     • Sebuah jendela "Document Inspector" akan muncul. Pastikan kotak centang "Document Properties and Personal Information" serta "Comments, Revisions, Versions, and Annotations" dicentang. Anda bisa membiarkan yang lain dicentang atau tidak sesuai kebutuhan Anda.
     • Klik "Inspect".
     • Setelah inspeksi selesai, Word akan menampilkan hasil. Di samping "Document Properties and Personal Information" dan "Comments, Revisions, Versions, and Annotations", akan ada tombol "Remove All". Klik tombol ini.
     • Klik "Close".
     • Simpan dokumen Anda.
   • Hasil: Semua nama author dari komentar, pelacakan perubahan, dan metadata dokumen akan dihapus atau diganti dengan "Author" generik. Ini adalah cara yang efektif untuk "membersihkan" dokumen dari identitas pribadi sebelum dibagikan.

3. Mengubah Nama Tampilan untuk Track Changes (Hanya Tampilan):

   • Word memungkinkan Anda mengubah tampilan nama di balon komentar atau markup perubahan tanpa mengubah metadata aslinya. Ini berguna untuk tujuan presentasi, tetapi tidak mengubah data dasar.
   • Langkah-langkah:
     • Buka dokumen Anda.
     • Buka tab "Review" di pita Word.
     • Di grup "Tracking", klik panah kecil di sudut kanan bawah (ini adalah "Change Tracking Options" atau "Dialog Box Launcher").
     • Sebuah jendela "Track Changes Options" akan muncul.
     • Di bagian bawah jendela ini, ada bagian "Personalize Microsoft Word". Anda dapat mengubah "User name" dan "Initials" di sini. Perhatikan bahwa ini sama dengan pengaturan di File > Options > General. Mengubahnya di sini akan mengubah pengaturan global untuk dokumen baru dan komentar/perubahan yang akan datang.
     • Untuk perubahan yang sudah ada, tidak ada opsi langsung di sini untuk mengubah nama yang sudah tercatat.

Tips Tambahan dan Pertimbangan Penting

• Selalu Simpan Dokumen: Setelah melakukan perubahan apa pun pada properti dokumen atau pengaturan global, pastikan untuk menyimpan dokumen Anda. Jika Anda tidak menyimpan, perubahan mungkin hilang.
• Dokumen yang Dibagikan (Cloud/SharePoint): Jika Anda bekerja dengan dokumen di platform seperti OneDrive, SharePoint, atau Google Drive (yang dibuka di Word), perilaku author mungkin sedikit berbeda. Terkadang, platform tersebut memiliki identitas pengguna sendiri yang mungkin memengaruhi bagaimana Word menampilkan author. Pastikan Anda masuk dengan akun yang benar di platform tersebut.
• Konversi ke PDF: Jika Anda ingin memastikan tidak ada informasi pribadi yang tersisa dan tidak dapat diubah, cara terbaik adalah mengonversi dokumen Word Anda ke format PDF setelah Anda membersihkannya dengan "Inspect Document". File PDF lebih sulit untuk diedit metadata-nya.
• Versi Word yang Berbeda: Meskipun langkah-langkah dasar ini konsisten di sebagian besar versi modern Microsoft Word (Word 2010, 2013, 2016, 2019, Microsoft 365), mungkin ada sedikit perbedaan dalam penempatan atau penamaan menu. Namun, prinsip-prinsip intinya tetap sama.
• File Templates (.dotx): Jika Anda membuat template Word kustom, pastikan untuk mengubah author di template itu sendiri agar setiap dokumen baru yang dibuat dari template tersebut memiliki author yang benar.

Kesimpulan

Mengelola informasi author di Microsoft Word adalah keterampilan penting yang sering diabaikan. Dengan memahami perbedaan antara metadata dokumen, pengaturan pengguna global, dan bagaimana keduanya memengaruhi komentar serta pelacakan perubahan, Anda dapat memastikan bahwa dokumen Anda mencerminkan identitas yang benar, menjaga privasi, dan memfasilitasi kolaborasi yang efektif.

Baik Anda seorang pelajar yang menyerahkan tugas, profesional yang menyiapkan laporan, atau hanya seseorang yang peduli dengan privasi digital, menguasai cara mengganti author di Word akan memberi Anda kendali lebih besar atas jejak digital Anda. Luangkan waktu untuk menerapkan panduan ini, dan Anda akan melihat betapa bergunanya hal ini dalam alur kerja dokumen Anda sehari-hari.